Welke video-tool past bij jouw taak

Er is diverse (gratis) video call of video conference software beschikbaar. Welke voor jou het meest geschikt is hangt af waarvoor je het wilt gebruiken. Hier een aantal mogelijkheden op een rij.

Wil je een webinar geven? Een 1-op-1 gesprek voeren? Een panel interview organiseren? Of een vergadering? Het kan zelfs praktisch zijn om voor verschillende soorten meetings, andere software te gebruiken. Niet alleen wat de software kan is belangrijk, ook de privacy en veiligheid van de software. 

Video call software kiezen

Bij het kiezen van de software gaat het om het soort meeting, de taken binnen de meeting, welke gegevens er worden gedeeld in de meeting, het aantal deelnemers en hoe actief de deelnemers moeten kunnen participeren. Als je dit helder hebt, heb je meer zicht op wat de software moet kunnen. Ook kun je vanuit hier kijken welke functionaliteiten handig zijn die video call software biedt. De meest gebruikte functionaliteiten die video call software kan bieden is:

• Screen sharing om de notulen te kunnen tonen of bijvoorbeeld powerpoint slides te presenteren.
• Chat om tussendoor vragen te kunnen stellen. 
• Opname kunnen maken van de video call. Let op dat de AVG hierop van toepassing is.
• Uploaden van bestanden om deze tijdens de meeting te delen. 
• Inbellen met de telefoon. Dit kan gebruikt worden als door technische problemen het voor een deelnemer niet mogelijk is om deel te nemen aan de video call.

Natuurlijk is ook de gebruiksvriendelijkheid van de video call software van belang en de ervaring die jij en jouw deelnemers al hebben met video call software. 

Privacy & veiligheid: AVG-proof

Bij videoconferencing kan video, audio en andere gegevens over het internet verzonden worden wat privacy en veiligheidsrisico’s met zich mee brengt. Controleer daarom ook de privacy & veiligheid van de software die je gaat gebruiken. Aandachtspunten zijn:

• Controleer of de video call software aan de privacy- en beveiligingseisen voldoet. Op de site van de Informatie Beveiligingsdienst (IBD) vind je factsheets, handreikingen en documenten met meer informatie hoe dit precies hoort. De IBD heeft ook een quickscan van beveiligingsmaatregelen van enkele video call software. Let erop dat voor sommige video call software privacy en veiligheid van de betaalde en gratis versie verschilt.
• Bereid jezelf en je collega’s voor op veilig gebruik van video call software. Aandachtspunten zijn:
  • Wees je bewust van wat je deelt en met wie. Niet alleen via video of audio, maar ook via de chat, scherm delen en het versturen van bestanden. Denk hierbij ook aan privacyrisico’s.
  • Bespreek alleen gevoelige informatie als de beveiliging optimaal is ingesteld. Bijvoorbeeld dat een vergadering gesloten is voor niet uitgenodigde deelnemers.  
  • Let tijdens de vergadering op het aantal deelnemers. 
  • Weet met wie je verbinding maakt en controleer wie deelneemt aan de video call.
  • Denk aan je omgeving en de omgeving van anderen. Bijvoorbeeld wie in de omgeving kan meeluisteren of meekijken, wat er op de achtergrond zichtbaar is tijdens de video call.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een aantal tips voor veilig thuis werken.

• In de huidige omstandigheden verandert er veel in ons dagelijks werk. Het Nederlands Instituut van Psychologen geeft informatie over beroepsuitoefening en beroepsethiek in deze tijd.

Video call software overzicht

De Landelijke Huisarts Vereniging heeft een handige overzichtstabel gemaakt van diverse video call software. Certificering en AVG wordt hier ook in genoemd. Hier kun je gemakkelijk filteren op basis van wat voor jou belangrijk is. 

Let op: Controleer de privacy en veiligheid van de video call software die je kiest. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan bij gevoelige informatie veilige communicatiemiddelen te gebruiken (zie de privacy- en veiligheidseisen van InformatieBeveiligingsDienst). Whatsapp, Skype, Facebook Messenger zijn geen beveiligde toepassingen.

Voorbeelden van video call software

Een aantal veel gebruikte video call software worden hieronder uitgelicht. Microsoft Teams, Wire en Wickr zijn andere voorbeelden waar je naar kunt kijken.

Whereby

Je maakt zelf een video call kamer aan. De link stuur je door aan de deelnemers. Deelnemers hoeven dan alleen te klikken op deze link om deel te nemen aan de video call. Het is mogelijk chat berichten te sturen, je scherm te delen en video opnames te maken. Deelnemers ontvangen een melding als een opname gemaakt wordt. Met een gratis account kan een video call plaatsvinden met maximaal 4 deelnemers. Bij een betaald account met maximaal 12 of 50 mensen. 

Een videoconference kan worden afgesloten. Mensen die willen deelnemen moet je dan eerst goedkeuren voor ze kunnen deelnemen. De video- en audiodata worden niet opgeslagen, behalve bij een opname. Dan wordt de data lokaal opgeslagen. Data worden end-to-end encrypted verstuurd. Wel worden gegevens opgeslagen voor betaling en gebruik van de service. Er wordt uitgebreid data opgeslagen over gebruik, bijvoorbeeld hoe vaak je gebruik maakt van whereby, hoe lang een video call duurde, de ip-adressen. Je hebt toegang tot deze gegevens en kunt deze gegevens beheren. De servers staan binnen Europa. Voor meer informatie zie Whereby.

Google Hangouts Meet

Ook Google Hangouts Meet werkt met een video call link. Deelnemers ontvangen de link en hoeven alleen op de link te klikken om deel te nemen. Automatisch wordt in een groot scherm de deelnemer getoond die aan het woord is. De andere deelnemers zijn kleiner zichtbaar. Terwijl de deelnemer praat, hoor je alleen de microfoon van de deelnemer die aan het woord is. Maakt een van de andere deelnemers een geluid, dan schakelt hij automatisch naar die microfoon over. Dit kan zowel een nadeel als een voordeel zijn. Wij hanteren bij meer deelnemers dat iedereen zijn microfoon op uit zet, behalve de deelnemer die aan het woord is. Een gespreksvoorzitter geeft de beurt aan mensen. Zo voorkom je dat de deelnemer die aan het woord is gestoord wordt. 

Er is een chatfunctie beschikbaar, je kunt bestanden versturen en je kunt je scherm delen. Een leuke feature voor overleg met anderstaligen is de mogelijkheid van ondertiteling. Voor elke video call worden ook inbelgegevens aangemaakt, wat het mogelijk maakt in te bellen met je smartphone. Data worden end-to-end encrypted verstuurd. Gegevens worden opgeslagen voor betaling en gebruik van de service. Er wordt uitgebreid data opgeslagen over je gebruik, bijvoorbeeld hoe vaak je video call gebruikt, hoe lang een video call duurt en de ip-adressen. Je hebt toegang tot deze gegevens en kunt deze gegevens beheren. Voor meer informatie zie Google Hangouts Meet.

Zoom

Zoom biedt software aan voor conference rooms, meetings en video-webinars. Voor een meeting worden mensen uitgenodigd door hun e-mailadressen in te voeren. Bij een free account kan een video call maximaal 40 minuten duren. Het maximaal aantal deelnemers is 100. Het is mogelijk in te stellen dat deelnemers een wachtwoord moeten invoeren voor deelname aan een meeting. Ook voor mensen die inbellen. Je kunt je scherm delen, bestanden versturen, een wachtruimte maken of een video call al open stellen voor deelnemers voor de organisator gearriveerd is. Data worden end-to-end encrypted verstuurd. Video- en audiodata wordt niet opgeslagen, maar wel als de organisator de video call opneemt. Alle deelnemers worden op de hoogte gesteld als de organisator de meeting opneemt. Gegevens worden opgeslagen voor betaling en gebruik van de service. Er wordt uitgebreid data opgeslagen over je gebruik, bijvoorbeeld hoe vaak je video called, hoe lang een video call duurt en de ip-adressen. Je hebt toegang tot deze gegevens en kunt deze gegevens beheren. Zoom is eerder in het nieuws gekomen over veiligheid kwetsbaarheden en transparantie rondom het versturen van gebruikersdata naar facebook. Gebruikersdata wordt nu alleen gedeeld met facebook, als facebook gebruikt wordt om in te loggen. Voor meer informatie zie de website van Zoom. Let op de privacy en veiligheid: een gratis account verschilt daarin van een betaald account.

Skype for business

Deelnemers dienen een skype account te hebben of een microsoft outlook e-mail account. Zoek de Skype namen op van je deelnemers. Vervolgens kun je een video call starten met al je deelnemers. Je scherm kun je delen, een video of bel opname maken, je kunt chatberichten versturen, bestanden versturen en zelfs peiling vragen stellen. Ook is het mogelijk je achtergrond te vervagen. Deelnemers kun je dempen, maar het dempen kunnen deelnemers alleen zelf uitzetten. Maximaal kunnen 50 deelnemers deelnemen. Data worden end-to-end encrypted verstuurd. Wie je profielgegevens kan zien, dien je als gebruiker zelf in te stellen.Video- en audiodata wordt niet opgeslagen, maar wel als de organisator de video call opneemt. Alle deelnemers worden op de hoogte gesteld als de organisator de meeting opneemt. Er wordt uitgebreid data opgeslagen over je gebruik, bijvoorbeeld hoe vaak je video called, hoe lang een video call duurt en de ip-adressen. Je hebt toegang tot deze gegevens en kunt deze gegevens beheren. Meer informatie is te vinden op de website van Skype. Let op de privacy en veiligheid van een gratis account verschilt van een betaald account.