Welkom in de 360-Toolkit van Ixly! Hieronder volgt een korte uitleg over de basisfuncties van de 360-Toolkit vanuit het perspectief van de kandidaat.
Door middel van onderstaande link kun je direct naar de gewenste pagina gaan.
- Ik ben kandidaat in de 360-Toolkit, een korte uitleg
- Inloggen en je eigen instellingen beheren
2.1 Hoe log ik in als kandidaat in de 360-Toolkit?
2.2 Hoe kan ik als kandidaat mijn persoonlijke gegevens wijzigen?
2.3 Hoe maak ik gebruik van two factor authentication om in te loggen? - De opties in het hoofdmenu van de 360-Toolkit
3.1 Dashboard, een vragenlijst starten
3.1.1 Interne respondenten toevoegen aan de vragenlijst
3.1.2 Externe respondenten toevoegen aan de vragenlijst
3.1.3 De e-mailtekst voor respondenten aanpassen
3.1.4 De vragenlijst verzenden
3.1.5 Feedback invullen na het versturen van de vragenlijst
3.2 Hoe kan ik de voortgang van een feedbackronde bijhouden?
3.2.1 Op een later moment nog respondenten toevoegen
3.2.2 De datum van de feedbackperiode aanpassen
3.2.3 Herinneringen versturen naar respondenten
3.2.4 Niet anonieme reacties bekijken
3.2.5 Hoe kan ik zien welke e-mails er al zijn verzonden naar een kandidaat?
3.2.6 Hoe reset ik de antwoorden van een respondent?
3.3 Hoe kan ik als kandidaat een rapport opvragen?
3.3.1 Een rapport samenstellen
3.3.2 Hoe kan ik het rapport dat ik eerder gegenereerd heb later weer terugvinden?
1. Ik ben kandidaat in de 360-Toolkit, een korte uitleg
Welkom als kandidaat in de 360-Toolkit!
Hieronder volgt een korte instructie van de opties die je hebt als kandidaat in de 360-Toolkit. Als kandidaat kun je een feedbackronde starten waarbij je zelf een vragenlijst invult ter zelfreflectie, maar je kan ook respondenten uitnodigen om de vragenlijst in te vullen over jou. Heb je de vragenlijst eenmaal verzonden dan kan je als kandidaat de voortgang bijhouden en een rapport van de resultaten samenstellen.
Je kunt dit proces volledig zelf beheren maar de organisatie kan er ook voor kiezen om een adviseur of beheerder aan te wijzen die de vragenlijst verstuurt en beheert. Soms voer je als kandidaat ook een deel van het proces uit.
2. Inloggen en je eigen instellingen beheren
2.1 Hoe log ik in als kandidaat in de 360-Toolkit?
Wanneer er een account voor je is aangemaakt, krijg je een e-mail vanuit de 360-Toolkit met daarin een link om een wachtwoord aan te maken. De afzender is noreply@360-toolkit.com.
Als je geen e-mail hebt ontvangen, kan deze per ongeluk in de spam terecht zijn gekomen of je kan je jouw adviseur vragen de welkomstmail nogmaals te versturen. Het kan ook voorkomen dat je alleen een uitnodiging krijg voor het invullen van (zelf)feedback. Zelffeedback wil zeggen dat je een beoordeling geeft over jezelf. In dat geval kan de organisatie er voor hebben gekozen de feedbackronde namens jou te versturen en het verdere proces te beheren. Bij twijfel kan je dit altijd navragen.
Heb je een uitnodiging hebt ontvangen om in te loggen en een wachtwoord aangemaakt? Dan gaat het inloggen als volgt:
Ga naar de website: http://www.360-toolkit.com/sign_in. Het volgende scherm komt in beeld:
(1) Vul je e-mailadres of mobiele nummer in. Via dit e-mailadres of mobiele nummer heb je eerder een link voor het instellen van je wachtwoord ontvangen.
(2) Klik op ‘Volgende’ om verder te gaan.
|
Tip: Ben je het wachtwoord vergeten? Dan kun je hier (3) een nieuw wachtwoord aanvragen. Als je graag gebruik wilt maken van een andere taal dan kun je rechts boven in het scherm (4) de taal aanpassen. |
(5) Vul het door jou gekozen wachtwoord in en klik op “Inloggen”. Je komt dan direct in de omgeving van de 360-Toolkit terecht, tenzij je er voor gekozen hebt om de two factor authentication aan het inlogproces toe te voegen. Dan zit hier nog een extra stap tussen. Hier kan je meer over lezen in hoofdstuk 2.3.
2.2 Hoe kan ik als kandidaat mijn persoonlijke gegevens wijzigen?
Als je jouw persoonlijke gegevens wilt aanpassen, zoals je naam, het e-mailadres of telefoonnummer, dan kan je de volgende stappen te doorlopen:
(1) Klik op het e-mailadres, rechts bovenin het scherm.
(2) Kies vervolgens voor ‘Profiel’.
In het volgende scherm kun je een aantal gegevens wijzigen:
(3) Jouw eigen voornaam (verplicht), tussenvoegsel en achternaam.
(4) Het e-mailadres dat je gebruikt om in te loggen in jouw account (verplicht).
(5) Dit veld is niet verplicht, je kan hier jouw mobiele nummer invoeren waarmee je kan inloggen in de 360-Toolkit.
(6) Hier heb je de mogelijkheid om de Two Factor Authentication te activeren. Voor meer informatie over Two Factor Authentication, zie hoofdstuk 2.3.
Heb je de gegevens die je wilde wijzigen aangepast? Vergeet dan niet de aanpassingen op te slaan!
2.3 Hoe maak ik gebruik van two factor authentication om in te loggen?
Als je gebruik maakt van Two Factor Authentication dan wil dat zeggen dat je niet alleen een wachtwoord gebruikt om in te loggen in de 360-Toolkit. Je voegt daarnaast een tweede stap toe, je moet namelijk ook een code via een app op je telefoon invoeren. Een app die gebruikt kan worden is de app Google Authenticator. Deze is beschikbaar in zowel de App Store (iPhone), als in Google Play (Android). Installeer eerst deze app op je mobiele telefoon.
Ga naar je profiel instellingen zoals omschreven in hoofdstuk 2.2.
(1) Selecteer het vakje bij ‘Activeer two factor authentication’.
(2) Er verschijnt een nieuwe melding in het beeld. Bevestig je keuze door op “OK” te drukken.
(3) Sla vervolgens de wijzigingen op door op “Opslaan” te drukken.
(4) Scan de QR code met de Authenticator App door in de app op het plusje te klikken
Daarna vul je de code uit de app in.
Een code van zes cijfers wordt gegenereerd om de 30 seconden. De gegenereerde code moet worden gebruikt bij het inloggen, na het invoeren van de juiste inloggegevens.
3. De opties in het hoofdmenu van de 360-Toolkit
Als kandidaat heb je drie opties in het hoofdmenu staan, namelijk: Dashboard (1), Voortgang (2) en Rapporten (3).
In deze handleiding zal hier verder op in worden gegaan.
3.1 Dashboard, een vragenlijst starten
Op het dashboard (1) vind je de knop ‘Start het 360 Feedback-proces’ (2).
(3) Kies de vragenlijst die ingevuld dient te worden. Welke vragenlijsten beschikbaar zijn, wordt door de organisatiebeheerder ingesteld.
|
Let op: Is er maar één vragenlijst voor jou beschikbaar, dan wordt deze stap overgeslagen. |
3.1.1 Interne respondenten toevoegen aan de vragenlijst
Je kan bij het uitzetten van de vragenlijst zowel interne- als externe respondenten selecteren. Interne respondenten zijn respondenten die tevens ook een eigen account hebben in de 360-Toolkit.
(4b) Zoek de interne respondenten die je wilt uitnodigen. Om de juiste respondent te kunnen vinden kan het zijn dat je eerst de juiste respondentgroep moet selecteren (4a). Selecteer vervolgens de gewenste respondent (5).
Klik daarna op ‘Opslaan en volgende’.
Na de interne respondenten kun je de externe respondenten toevoegen. Externe respondenten zijn respondenten zonder eigen account in de 360-Toolkit. Zij vullen de vragenlijst in via een link die zij per e-mail toegestuurd krijgen.
Kun je de gewenste respondent niet vinden als interne respondent, dan zul je deze waarschijnlijk als externe respondent moeten toevoegen.
3.1.2 Externe respondenten toevoegen aan de vragenlijst
Wil je een externe respondent toevoegen? Voer dan de naam, contactgegevens en respondentgroep (7) van de respondent in. De gekozen respondentgroep heeft invloed op de scores in het rapport. Wil je nog een externe respondent invoeren? Dan kan dat doormiddel van de knop “+ Toevoegen”. Mocht je grotere groepen respondenten willen toevoegen, dan kan dit eventueel via de import van een CSV bestand (6).
Wil je een respondent verwijderen dan klik je op “Verwijderen”.
Klik op ‘Opslaan en volgende’ wanneer je alle gewenste externe respondenten hebt ingevuld. Of je het volgende scherm ziet hangt af van de instellingen van de vragenlijst. Wanneer er geen optionele competenties of open vragen zijn, wordt dit scherm niet getoond.
(8) Onder het kopje “Optionele vragen en competenties” heb je de mogelijkheid om een selectie te maken uit de optionele competenties. Zijn alle competenties verplicht, dan is dit scherm leeg.
(9) Als je de mogelijkheid hebt om open vragen toe te voegen, dan is dat in dit vlak te zien.
(10) Hier kun je selecteren voor wie je de open vragen zichtbaar wilt maken.
Wil je meerdere open vragen toevoegen, dan kan je deze toevoegen door middel van de “+Toevoegen” knop. Het kan zijn dat de organisatiebeheerder een limiet op het aantal open vragen heeft ingesteld dan kan je bijvoorbeeld maximaal drie open vragen toevoegen. Klik je vervolgens op “opslaan en volgende”.
3.1.3 De e-mailtekst voor respondenten aanpassen
Het vervolgscherm is een scherm waarin je de tekst voor de e-mail met de uitnodiging kunt opstellen en bijwerken. Het is afhankelijk van de instellingen of deze optie verschijnt.
Heb je de rechten om de tekst te wijzigen dan doe je dat op de volgende manier:
(11) Je kan hier eventueel de tekst aanpassen die in de uitnodiging komt te staan.
Klik op ‘Opslaan en volgende’. Dit leidt tot het laatste scherm waarin je een overzicht krijgt van alle competenties en open vragen. Je hebt hier de mogelijkheid alles nog een keer te controleren voordat je de vragenlijst gaat versturen.
3.1.4 De vragenlijst verzenden
Voordat de vragenlijst verzonden kan worden, krijg je een overzicht van de gegevens die je hebt ingevuld in de voorgaande tabbladen. Je kunt nog een aantal dingen instellen:
(12) Door op “E-mail overzicht van deze uitnodiging(en) ontvangen” te klikken krijg je per e-mail een overzicht toegestuurd met alle uitnodigingen.
(13) een start- en einddatum is invullen is niet verplicht, maar wanneer iemand probeert feedback te geven buiten de ingevulde data, is dat niet mogelijk.
(14) Wanneer je dit aanvinkt kun je direct de tekst voor de herinnering invoeren.
Om de uitnodiging te versturen, klik je op ‘Verstuur uitnodiging(en)’.
3.1.5 Feedback invullen na het versturen van de vragenlijst
Nadat je de vragenlijst hebt verstuurd, kom je direct in het scherm terecht waar je feedback over jezelf kan invullen, ook wel zelffeedback genoemd.
Wil je niet direct de vragenlijst afronden maar hier op een later moment naar kijken dan kan je terugkeren naar het dashboard (15).
Op je dashboard verschijnt vervolgens een link waarmee je op een later moment de vragenlijst kan starten (16).
3.2 Hoe kan ik de voortgang van een feedbackronde bijhouden?
Ben je benieuwd naar de voortgang van je vragenlijsten? Dit kan je bijhouden door middel van de knop “Voortgang” in het menu links boven (1).
Vervolgens zie je een overzicht van alle vragenlijsten en de voortgang van de reacties.
Hieronder zal per onderdeel een korte uitleg worden gegeven van de mogelijkheden die je hebt in het overzicht “Reacties”.
(2) De algehele voortgang laat zien hoeveel vragenlijsten er zijn ingevuld en hoeveel er nog ingevuld moeten worden.
Hieronder worden een aantal acties besproken die je kunt uitvoeren vanuit het scherm “Reacties” (via het scherm voortgang).
3.2.1 Op een later moment nog respondenten toevoegen
Wil je op een later moment nog respondenten toevoegen? Dat kan. Zij ontvangen dan net als de respondenten die je eerder hebt uitgenodigd een e-mail om de vragenlijst in te vullen. Je vindt deze knop rechts boven in het scherm (3).
3.2.2 De datum van de feedbackperiode aanpassen
Je kunt de periode instellen waarin mensen feedback kunnen geven. Het komt voor dat je deze periode wil herzien. In dat geval kan je de datum wijzigen. Dit kan je aanpassen onder het kopje “Customer experience” onder de knop “bewerk” (4).
Pas vervolgens de datum aan (5) en druk op “Opslaan”
3.2.3 Herinneringen versturen naar respondenten
Soms is het nodig om een herinnering te sturen naar respondenten die de vragenlijst nog niet (volledig) hebben ingevuld. Als de vragenlijst al is ingevuld, dan is het niet mogelijk om een herinnering te sturen.
De herinnering kan je versturen door de knop “Herinner” (6).
Je kan hier ook de knop “Herinner allen” voor gebruiken. Dan krijgen alle respondenten die de vragenlijst nog niet volledig hebben ingevuld een herinnering.
Vul de tekst in die je bij de herinnering wil versturen (7) en druk op “Verzenden”.
3.2.4 Niet anonieme reacties bekijken
Niet anoniem gegeven reacties kan je terugzien in het reactieoverzicht. Dit is te vinden achter de naam van de respondent onder “Reactieoverzicht” (8).
Je komt dan direct in een overzicht terecht waarin alle scores op de competenties en gedragsindicatoren worden weergegeven, zoals ingevuld door de betreffende respondent.
3.2.5 Hoe kan ik zien welke e-mails er al zijn verzonden naar een kandidaat?
(10) Klik op de knop “E-mails”.
Je ziet nu wanneer er voor het laatst een e-mail naar deze respondent is verstuurd.
3.2.6 Hoe reset ik de antwoorden van een respondent?
Het is mogelijk om een door een respondent gegeven antwoorden ongedaan te maken. Je kan echter niet een enkel antwoord verwijderen. Maak je gebruik van deze optie, dan verwijder je alle gegeven antwoorden en heeft een respondent de mogelijkheid om helemaal opnieuw te beginnen. Je kan vragen aan de adviseur of organisatiebeheerder of de antwoorden gereset kunnen worden. De adviseur of beheerder kan deze actie uitvoeren.
3.3 Hoe kan ik als kandidaat een rapport opvragen?
3.3.1 Een rapport samenstellen
(1) Ga naar “Rapportage”:
Op basis van welke informatie kan je de rapporten samenstellen en waar kan je op filteren?
(2) Datumbereik
(3) Op naam van de vragenlijst
(4) Op de verschillende respondentgroepen
(5) Tot slot kan je het rapport genereren
Je komt nu in een overzicht van alle resultaten terecht. Deze pagina is een weergave van de inhoud die ook in het rapport zal staan. Voor de meest recente weergave kun je de pagina verversen. Hier kun je selecteren op basis van welke filters je het rapport wil samenstellen.
Na het genereren kan het het rapport eventueel downloaden als pdf.
3.3.2 Hoe kan ik het rapport dat ik eerder gegenereerd heb later weer terugvinden?
De volgende keer dat je nu naar de rapportage gaat zie je het eerder gegenereerde rapport. Je kan vervolgens kiezen dit rapport te gebruiken of een nieuw rapport te genereren. Het rapport of de rapporten staan nu direct in het overzicht. Dat ziet er als volgt uit:
Achter het eerder gegenereerde rapport staan verschillende opties. Hier volgt een korte weergave:
(7) Hier kun je feedback of notities opslaan naar aanleiding van het rapport.
(8) Hier kun je het rapport bekijken als webpagina.
(9) Hier kun je een PDF versie van het rapport downloaden. Dit is de juiste bestandsvorm om het rapport af te drukken.
(10) Hier kun je het rapport uit het overzicht verwijderen.
(11) Hier kan de kandidaat het rapport delen met de de adviseur indien gewenst. Het is afhankelijk van de systeeminstellingen of dit nodig is. Deze knop wordt vooral gebruikt wanneer het systeem zo staat ingesteld dat alleen de kandidaat rapporten kan genereren.
(12) Hier kun je opnieuw een rapport genereren met nieuwe filters of nadat er nieuwe respondenten zijn toegevoegd.