Dit domein kent competenties die gaan over het structureren en ordenen van werk van jezelf en anderen, en daar controle over te houden. Deze competenties en de beschrijvingen kunt u gebruik voor een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP).
Lees ook over de andere Competenties en Ontwikkeltips: Beïnvloedend vermogen, Communicatief vermogen, Conceptueel vermogen, Organisatiegerichtheid, Persoonlijke gerichtheid & Relationeel vermogen.
Delegeren
Competentie
In staat zijn werkzaamheden op een gerichte manier aan anderen over te dragen.
Ontwikkelbaarheid
In het delegeren van taken aan anderen spelen verschillende zaken een rol. Om te kunnen delegeren is allereerst vertrouwen nodig en de durf om los te laten en medewerkers zelfstandig aan taken te laten werken. Daarnaast is het maken van een juiste inschatting (welke taak aan wie kan worden toegewezen) van belang. In het verlengde hiervan is eveneens belangrijk je oordeelsvorming en bewaking van de voortgang. Van de leidinggevende vraagt het gericht overdragen ook om helder en duidelijk communiceren in wat precies van anderen verwacht wordt en het maken van afspraken over regelmatige terugkoppeling.
Doel
Benoem je doel in termen van wat je kunt delegeren en op welke wijze je werkzaamheden zou kunnen overdragen. Evalueer voor jezelf in welke situaties je in het verleden moeite had met delegeren.
Ontwikkelacties
Welke concrete acties ga je wanneer ondernemen, uitgesplitst naar de vier manieren om te leren?
Leren door kennis
Er is veel informatie beschikbaar over het onderwerp delegeren in boeken, op internet of door middel van cursussen. Er is dus altijd wel iets te vinden dat qua toonzetting en inhoud aanspreekt. Enkele voorbeelden zijn:
Boeken
“Delegeren” door John Payne en Shirley Payne,
“Succes met zelfsturende teams” door Richard Y. Chang
Internet
Cursussen
Er zijn diverse cursussen op het gebied van leidinggeven en delegeren, voor meer informatie zoek contact met info@ixly.nl
Leren door imiteren
Zoek een collega op van wie bekend is dat hij zijn medewerkers de ruimte geeft om hun taken uit te voeren. Hoe verdeelt hij werk over medewerkers? Welke werkzaamheden draagt hij over en welke voert hij zelf uit? Vraag wat zijn overwegingen zijn bij het delegeren.
Leren door experimenteren
Maak voor jezelf een overzicht van werkzaamheden die je aan anderen kunt overdragen. Je kunt je medewerkers actief betrekken bij het delegeren door hun te vragen naar de werkzaamheden die zij zouden willen uitvoeren. Probeer werkzaamheden evenredig te verdelen en ervoor te zorgen dat taken rouleren. Maak het voor jezelf steeds moeilijker door taken die bijvoorbeeld complex zijn of geliefd bij jou, aan anderen over te laten.
In je vrije tijd kun je situaties opzoeken waarin loslaten belangrijk is: ga bijvoorbeeld eens duiken, geef jezelf over.
Leren door inzicht
Bespreek met medewerkers de resultaten van de door hun uitgevoerde werkzaamheden. Wat ging goed, wat niet, hoe kwam dit en hoe kun je dit voorkomen? Laat de verantwoordelijkheid voor het oplossen van iets wat minder goed ging, bij de medewerkers zelf.
Bekijk verder wat je valkuilen zijn, vraag anderen om feedback.
Stellingen
- Draagt taken die anderen kunnen doen zoveel mogelijk over.
- Geeft aan hoe de opdracht gerealiseerd kan worden door middel van instructies.
- Draagt werk overzichtelijk over.
- Draagt alle informatie, betreffende de gedelegeerde opdracht, over.
- Houdt grip en vraagt om terugkoppeling.
- Houdt controle op de voortgang en grijpt tijdig in als deadlines niet gehaald worden.
- Delegeert tijdig, zorgt dat gedelegeerde opdracht haalbaar is.
- Vraagt om terugkoppeling betreffende de gedelegeerde opdracht.
- Geeft duidelijk aan hoe ruim de beslissingsbevoegdheid is voor de medewerker.
- Geeft medewerkers voldoende beslissingsruimte en middelen om eigen doelstellingen te kunnen realiseren.
- Draagt zaken aan de juiste personen over, houdt rekening met de capaciteiten en eigenschappen van de medewerker.
- Biedt bij delegeren mogelijkheid tot ondersteuning aan.
- Maakt het belang van de gedelegeerde opdracht duidelijk, motiveert daardoor.
- Schetst bij delegeren de context waarbinnen de opdracht uitgevoerd moet worden.
Plannen en organiseren
Competentie
In staat zijn om activiteiten en werkzaamheden te plannen en organiseren.
Ontwikkelbaarheid
Deze competentievaardigheid is relatief makkelijk te ontwikkelen omdat het vooral gaat om de vaardigheid doelen en prioriteiten stellen, structuur aanbrengen en planning bijstellen.
Doel
Benoem je doel in termen van in welke situatie en in welke mate jij je planningsvaardigheid wilt ontwikkelen. Wanneer je inzicht hebt verkregen in je zwaktes met betrekking tot deze competentie, kan je jezelf ook subdoelen stellen, bijvoorbeeld het specifiek ontwikkelen van je voortgangscontrole.
Je vooruitgang op deze competentie kan je meten door anderen om feedback te vragen of te meten hoeveel zaken misgaan in je werk die terug te voeren zijn op je planningsvaardigheid.
Ontwikkelacties
Welke concrete acties ga je wanneer ondernemen, uitgesplitst naar de vier manieren om te leren?
Leren door kennis
Er is veel informatie beschikbaar over het onderwerp plannen en organiseren in boeken, op internet of door middel van cursussen. Er is dus altijd wel iets te vinden dat qua toonzetting en inhoud aanspreekt. Enkele voorbeelden zijn:
Boeken
“10 minutengids door planning” door Edwin Bobrow
“De tijd van uw leven” door Ron Witjas, 2003
Cursussen
Time Management (ORGA), projectmanagement
Leren door imiteren
Neem samen met iemand met een sterk organisatievermogen de verantwoordelijkheid voor de planning van een activiteit of project op je. Stel gezamenlijk doelen, bespreek de voortgang met elkaar, zodat je goed zicht krijgt op de manier waarop deze persoon plant, welke hulpmiddelen hij of zij gebruikt en met welke aspecten deze persoon bij het plannen rekening houdt.
Kijk ook de kunst af van mensen die sterk zijn in deze competentie of loop een dag mee met iemand wiens werk veel organisatievaardigheid vraagt, zoals een secretaresse, managementassistente, projectmanager of evenementenorganisator.
Leren door experimenteren
Zoek situaties op waarin je de verantwoordelijkheid neemt voor de organisatie en planning van zaken. Voorbeelden hiervan zijn: de planning van een project, het organiseren van een werkbijeenkomst of workshop, een bedrijfsuitje, een studieplanning. In je vrije tijd kan je bijvoorbeeld de organisatie op je nemen van een vakantie, sporttoernooi, feest, familiebijeenkomst. Vraag feedback aan anderen. Maak verder gebruik van hulpmiddelen als: agenda, things to-do lijstjes, een stift om gedane zaken af te strepen, een horloge of opbergsystemen.
Leren door inzicht
Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen: Waar zou het aan kunnen liggen dat ik moeite heb met plannen? Op basis waarvan stel ik prioriteiten? Wat ging goed en wat minder goed bij een activiteit die ik heb georganiseerd? Wat doen anderen die goed kunnen plannen?
Verder geven persoonlijkheidslijsten, capaciteitentesten en planningssimulaties inzicht in je kwaliteiten en zwaktes op dit punt.
Stellingen
- Stelt prioriteiten en houdt daarbij rekening met belangrijkheid en urgentie.
- Maakt een juiste inschatting van de hoeveelheid tijd die activiteiten vragen.
- Past indien nodig prioriteiten en plannen aan.
- Werkt analyses uit tot een uitvoerbaar plan van aanpak.
- Stelt een realistisch, haalbaar en volledig actieplan op.
- Geeft aan wat nodig is om een actieplan uit te kunnen voeren (budgetten, mensen, informatie en middelen).
- Formuleert specifieke en meetbare doelstellingen voor zichzelf en / of anderen.
- Werkt gestructureerd en planmatig, met duidelijke en concrete doelstellingen.
- Heeft een gestructureerde en planmatige aanpak, die ook voor anderen inzichtelijk is.
- Structureert informatie, creëert overzicht voor anderen.
- Brengt een structuur aan in de werkstroom, stelt procedures vast.
- Signaleert in plannen en overzichten knelpunten en onderneemt daar actie op.
- Heeft overzicht en kan verschillende taken en verantwoordelijkheden gelijktijdig uitvoeren.
- Structureert de interne en externe communicatie.
- Neemt initiatief bij de organisatie van administratieve processen.
- Geeft snel en tijdig management informatie
- Kan alles op de werkplek snel terug vinden, heeft overzicht.
- Controleert overzichten en signaleert fouten.
- Maakt gebruik van schema’s om te plannen en te organiseren.
- Houdt bij de planning rekening met specifieke eisen en verlangens.
Voortgangscontrole
Competentie
In staat zijn om eenmaal geïnitieerde zaken te volgen, op voortgang te controleren.
Ontwikkelbaarheid
Voortgangscontrole is een goed te ontwikkelen competentie, omdat het hierbij niet zozeer een kwestie is van wel of niet kunnen, maar vooral een kwestie van wel of niet doen. Het heeft te maken met het stellen van de juiste prioriteiten in het werk. Daarnaast is het zeker ook belangrijk om vast te stellen wanneer en hoe op voortgang wordt gecontroleerd, zodat hierover heldere afspraken kunnen worden gemaakt.
Doel
Bepaal voor jezelf, zo mogelijk in overleg met je eigen leidinggevende en met mensen uit je team, wanneer en in welke situatie(s) van jou meer voortgangscontrole wordt verwacht en waarom dat meer van je wordt verwacht. Bepaal ook op welke manier je gaat meten of je de competentie voortgangscontrole hebt ontwikkeld. Bijvoorbeeld door het verhogen van het percentage projecten dat binnen de gestelde tijd is afgerond.
Ontwikkelacties
Welke concrete acties ga je wanneer ondernemen, uitgesplitst naar de vier manieren om te leren?
Leren door kennis
Er is veel informatie beschikbaar over het onderwerp plannen en organiseren in boeken, op internet of door middel van cursussen. Er is dus altijd wel iets te vinden dat qua toonzetting en inhoud aanspreekt. Enkele voorbeelden zijn:
Boeken
Er zijn geen specifieke boeken over voortgangscontrole, wel wordt dit onderwerp benoemd in de meeste boeken over planning en/of projectmanagement.
“10 minutengids planning” door Edwin Bobrow
Internet
Een voorbeeld van een visuele voortgangscontrole: http://ontwikkeltips.orga-toolkit.nl/home/organisatievermogen/voortgangscontrole
Cursussen
Geen specifieke cursussen, wel zal in de meeste cursussen over projectmanagement en plannen & organiseren het onderwerp voortgangscontrole aan bod komen.
Leren door imiteren
Kijk naar (project)managers die er om bekend staan sterk gericht te zijn op een goede voortgang, dus (project)managers die alert zijn op voortgangsverstoring en waarvan de projecten of andere geplande activiteiten vrijwel steeds binnen de gestelde termijn worden afgerond. Kijk naar wat ze precies doen om dat te bereiken, welke interventies ze plegen, en waar ze op letten. Ook in algemene zin kun je kijken naar en praten met mensen die hun plannen steeds op tijd ten uitvoer weten te brengen. Kijk welk gedrag en welke activiteiten zij vertonen en bepaal dan voor jezelf wat je hier eventueel van kunt overnemen.
Leren door experimenteren
Breng ideeën over een betere voortgangscontrole, die je hebt of hebt opgedaan, in de praktijk. Kijk wat voor effect dat heeft. Helpt het je, of werkt je het tegen. Experimenteer vooral in je aanpak. Kijk bijvoorbeeld eens wat het effect is van ‘er direct bovenop zitten’ als dingen niet goed gaan, of juist alleen het informeren over de voortgang van een project bij degenen die een project uitvoeren.
Leren door inzicht
Neem de tijd om de mogelijke verschillende aanpakken, om tot een betere voortgangscontrole te komen, voor jezelf op een rijtje te zetten. Wat werkt voor jou wel en wat werkt niet. Wat is voor jou gemakkelijk toepasbaar en wat kost je meer moeite. Vraag ook om feedback van anderen, maar neem vooral de tijd om jezelf op een eerlijk manier feedback te geven.
Stellingen
- Heeft overzicht over lopende zaken en zorgt dat deadlines gehaald worden.
- Controleert de voortgang, onderneemt actie indien de planning niet wordt gerealiseerd.
- Is alert op signalen over verstoring in de voortgang van zaken.
- Is actiegericht, houdt initiatief in verband met het continueren van zaken.
- Houdt het eindresultaat in het oog, verzandt niet in details.
- Checkt regelmatig of planning gehaald wordt.
- Bewaakt de koers en grijpt in als dat nodig is.
- Overlegt regelmatig met anderen over de voortgang van planning.
- Stelt meetbare kwaliteitsnormen op en controleert in hoeverre deze normen worden gehaald.
- Toetst resultaten aan prognoses en plannen
- Heeft overzicht en houdt voor zichzelf bij wat er nog gedaan moet worden met betrekking tot eigen acties en / of die van anderen.
- Vraagt om terugkoppeling en voortgangsrapportages van anderen.
- Controleert hoeveel tijd er aan zaken wordt besteed en stuurt indien nodig bij.
- Kijkt kritisch naar uitgevoerde opdrachten en onderzoekt of zaken efficiënter uitgevoerd kunnen worden.