Einrichtung des 360-Grad-Feedback-Prozesses

• Ziele 360-Grad-Feedback
  360-Grad-Feedback ist eine strukturierte Methode, um Feedback von Ihrer Umgebung zu gewinnen. Das für sich genommen ist aber nicht das Ziel. Es geht darum, was Sie damit erreichen wollen.
• Kommunikationsplan 360-Grad-Feedback
  Nach unserer Erfahrung ist Kommunikation vor, während und nach dem 360-Grad-Feedback-Projekt für dessen Erfolg immens wichtig. Man sollte verstehen, wie verschiedene Zielgruppen auf 360-Grad-Feedback reagieren.

Ziele 360-Grad-Feedback

360-Grad-Feedback ist eine strukturierte Methode, um Feedback von Ihrer Umgebung zu gewinnen. Das für sich genommen ist aber nicht das Ziel. Es geht darum, was Sie damit erreichen wollen. Im Grunde genommen gibt es zwei Hauptgründe:

• Entwicklung
• Beurteilung

360-Grad-Feedback zur Entwicklung

In den Niederlanden ist dieses Ziel das geläufigste. Die Intention dahinter ist die Verstärkung der Selbsterkenntnis. Das kann im Kontext von Schulungen oder Kursen geschehen, kann aber auch genauso innerhalb von Organisationen angewendet werden. Es ist auch die sicherste Anwendung, in der Befragte dazu neigen, ehrliches Feedback zu geben. Sie werden mehr Varianzen beim Feedback feststellen mit größeren Unterschieden zwischen hohen und niedrigen Punktzahlen. Derjenige, der das Feedback gibt, hilft den anderen durch die Identifizierung von Stärken und Schwächen. Es ist wichtig, dieses Ziel gut zu verdeutlichen. Ich habe in einem Fall die Erfahrung gemacht, dass das Ziel tatsächlich war, den Menschen die Möglichkeit zu bieten, an sich zu arbeiten, da es aber gleichzeitig mit einer Restrukturierung durchgeführt wurde, war es den Mitarbeitern suspekt. Das führte dazu, dass alle sehr hohe Punktzahlen hatten. Demzufolge hatten wir nichts mehr für das Talent-Entwicklungsprogramm!

An dieser Stelle ist es wichtig, das Feedback in einen Entwicklungsplan zu integrieren, damit etwas aus den gewonnen Einsichten gemacht werden kann. Die Entwicklungstipps für jede Kompetenz können Sie dabei unterstützen, den richtigen Weg einzuschlagen.

360-Grad-Feedback zur Beurteilung

Wenn 360-Grad-Feedback zur Beurteilung von Mitarbeitern genutzt wird, muss man dies sehr sorgfältig behandeln. Das Risiko, die 360-Grad-Befragungen gegenseitig taktisch auszufüllen, liegt auf der Hand. Beispielsweise passiert es in den USA, dass Angestellte Ihre Kunden um hohe Punktzahlen bitten, da dies ihre Vergütung beeinflusst. Die folgenden Aspekte sind deshalb von großer Bedeutung:

• Das Ziel und der Ablauf müssen sehr klar sein.
  Die Mitarbeiter sollten gut informiert werden, auf welche Weise 360-Grad-Feedback in ihre Beurteilung mit einfließt. Wer wählt die Befragten aus und warum? Kann man das z. B. beeinflussen? Was geschieht mit dem Bericht? Welchen Status hat der Bericht?
• Der Beurteilungsprozess muss als fair erfahren werden.
  Es sollte ganz besonders verdeutlicht werden, welche Auswirkungen die Ergebnisse auf Arbeitsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten haben. Meiner Meinung nach sollten direkte Verbindungen mit Boni oder anderen Belohnungen vermieden werden. Es sollte klar sein, dass der Mitarbeiter die Chance hat, seine/ihre guten Seiten zu zeigen und seine/ihre schwächeren Kompetenzen zu verbessern.
• Eine offene Kultur ist notwendig.
  Obwohl 360-Grad-Feedback zu einer offenen Unternehmenskultur beitragen kann, muss der Anfang bereits gemacht sein. Wenn niemand dem anderen Feedback in der täglichen Praxis gibt, könnte diese Methode einen Schritt zu weit gehen. Zuerst müssen Sie Vertrauen in das Arbeitsverhältnis bringen, vor allem zwischen hierarchischen Ebenen. Wenn das Vertrauen nur begrenzt ist, würde ich raten, das Instrument zunächst rein entwicklungsorientiert zu etablieren.

Wenn diese Konditionen erfüllt sind, kann das in den Personalzyklus eingebettete Instrument Bedeutung erlangen. Ein paar Fragen wirft dies immer noch auf, zu denen wir Sie gern beraten möchten.

Kommunikationsplan zur Umsetzung von 360-Grad-Feedback

Nach unserer Erfahrung ist Kommunikation vor, während und nach dem 360-Grad-Feedback-Projekt für dessen Erfolg immens wichtig. Man sollte verstehen, wie verschiedene Zielgruppen auf 360-Grad-Feedback reagieren.

Ein Kommunikationsplan ist erstrebenswert, vor allem, wenn es um den Einsatz in der gesamten Organisation geht. Es scheint selbstverständlich zu sein, aber dies kann den Erfolg des gesamten Projektes wesentlich beeinflussen. Deshalb sollten Sie in der Umsetzungsphase ein Steuerungsgremium oder eine Projektgruppe mit Vertretern aus den verschiedenen Zielgruppen ernennen. Es ist ebenfalls zweckmäßig, einen internen Kommunikationsberater einzubeziehen. Stellen Sie den Kommunikationsplan gemeinsam auf. Denken Sie auch an die Bewertung und Integration in die Personalprozesse nach der Umsetzungsphase.

Zielgruppen

Wir gehen davon aus, dass die Ziele des 360-Grad-Feedbacks bestimmt worden sind. Im Steuerungsgremium identifizieren Sie dann die Zielgruppen in der Organisation. Diese sind global:

• Höheres Management
• Nachwuchsmanagement/Mittleres Management
• Mitarbeiter
• Betriebsrat
• Externe Partner
• Feedback-Empfänger
• Feedback-Geber

Sie können nun eine Matrix in einer Tabelle erstellen, in der Sie die Botschaft für jede Zielgruppe eintragen, und das Medium wählen, mit dem Sie diese Botschaft übermitteln.

Botschaft

Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe bei der Vorbereitung der Botschaft. Was kann ich damit anfangen? Was bedeutet das für mich? Was wird von mir erwartet? Wann muss ich etwas machen? Welche Risiken sind vorhanden?

Dies wird je nach Zielgruppe ausgearbeitet. Natürlich hilft es, wenn die Botschaft konsistent ist, allerdings möchte der Betriebsrat möglicherweise andere Dinge wissen als externe Partner. Wenn zum Beispiel eine Schule beschließt, dass Schüler Feedback über die Lehrer geben sollen, dann wollen die Eltern eventuell auch etwas über das Wie und Was erfahren. Sind ihnen z. B. die Ergebnisse klar? Welche Auswirkung hat das? Warum können sie kein Feedback geben? Wenn ein Kundenbetreuer seine Kunden um Feedback bittet, wollen diese auch erfahren, was damit geschieht.

Die Botschaft kann vor der weiteren Verbreitung am besten erst in einer kleineren Gruppe präsentiert und getestet werden. Wie hört sich das an, ist es verständlich, was möchten Sie noch wissen? Das sind gute Fragen. Es ist natürlich ein Vorteil, wenn die Zielgruppen im Steuerungsgremium oder einer Fokusgruppe vertreten sind. Dieser Test macht nur wenig Mühe, kann, wenn notwendig, per E-Mail durchgeführt werden, hilft Ihnen allerdings bei der effektiveren Abfassung der Botschaft.

Medien

Die Kernpunkte bei der Auswahl Ihrer Medien sind meiner Erfahrung nach: halten Sie es persönlich, relevant und zeitnah. Nutzen Sie soweit wie möglich vorhandene Medien, die bereits effektiv verwendet werden. Falls z. B. die Intranet-Seite oft genutzt wird, macht deren Verwendung auch hier Sinn.

Unternehmensweiter Start
Wir haben einmal eine Programmeinführung in einer lokalen Kommune für alle Beamten veranstaltet. Wir konnten einen Musikpavillon draußen in einem Park nutzen. Foppe de Haan, ein Lokalmatador, gab den Programmanstoß. Der Stadtrat hielt eine Präsentation. Zum Glück war das Wetter gut! Danach nahmen alle Mitarbeiter an einem kurzen Workshop teil, um die Bedeutung der Kernkompetenzen der Kommune für ihre eigene Abteilung zu bewerten. An einem Nachmittag wurden die Kompetenzen verdeutlicht und zwar so persönlich, relevant und zeitnah wie möglich.

Schulung und Workshops
Manager-Schulungen und Mitarbeiter-Workshops sind sehr nützliche Methoden. Bei Managern arbeiten wir meistens mit einem Einführungstraining, in welchem die Ziele und der Ablauf von Kompetenzmanagement vermittelt werden – vorzugsweise mit einer persönlichen Einleitung durch das höhere Management. Dann erhalten sie eine Schulung zur Anwendung von Kompetenzmanagement. Dabei gehört auch dazu, dass die Manager ihr eigenes 360-Grad-Feedback erhalten.
Außerdem ist die Befragung von Angestellten wichtig, wenn sie 360-Grad-Feedback bekommen, vor allem der Punkt, wie die Manager ihre Mitarbeiter unterstützen können, damit Feedback konstruktiv verarbeitet und in persönliche Entwicklungspläne übertragen werden kann. Das Coaching von Kompetenzentwicklung wäre hier eine gute Ergänzung.

Workshops für Mitarbeiter
Falls alle Mitarbeiter an einem Workshop teilnehmen können, ist dies eine leistungsstarke Methode. In diesem Workshop bekommen sie ihr 360-Grad-Feedback und setzen es in den Kontext ihrer beruflichen Laufbahn und persönlichen Entwicklung. Darüber hinaus verwenden wir oft einen Motivationsfragebogen: Karrierewerte. Dieser schafft Einsichten darüber, was man mag, was gut funktioniert und was man zur Vorbereitung eines PEP tun kann. Durch die Workshops erfolgt eine Personalisierung von 360-Grad-Feedback und Kompetenzmanagement. Es verändert sich vom Abstrakten zum Konkreten.

Andere Medien
Natürlich ist es hilfreich, eine Referenz zum Kompetenzrahmen mit Entwicklungsvorschlägen ins Intranet hochzuladen. Dadurch macht man es allen zugänglich. So können Sie unsere kostenlosen Downloads nutzen, indem Sie sie einfach von Ihrer Webseite verlinken. Gut ist auch, Broschüren/Infomaterial anzubieten – wir haben sogar Bücher in Größe einer Kreditkarte gemacht??. Manager und Angestellte könnten diese in ihren Gesprächen verwenden. Aber glauben Sie nicht, dass diese Ressourcen ausreichen! Sie sind bestenfalls eine Ergänzung zur persönlichen Kommunikation.

Einbettung

Denken Sie zum Schluss über die Einbettung/Integration nach. Was passiert sechs Monate nach der Einführung? Oft stellen wir fest, dass dem Prozess anfangs viel Aufmerksamkeit gewidmet wird, aber das dies mit der Zeit nachlässt. Andere Zielgruppen werden hingegen viel später involviert. Die Einbettung/Integration der Kommunikation in den Personalzyklus ist deshalb äußerst wichtig.