Inrichten 360 graden feedback proces

Er zijn twee componenten nodig: doelstellingen en een communicatieplan. 

• Doelstellingen 360 graden feedback
  Het verkrijgen van 360 graden feedback op zichzelf is niet het doel, het gaat erom wat je ermee wilt bereiken. Gebruik je het voor ontwikkeling of beoordeling?
• Communicatieplan 360 graden feedback
  Communicatie voor, tijdens en na het 360 graden feedback project, is van essentieel belang voor succes. Hoe communiceer je de boodschap naar welke doelgroep?

Andere vragen over 360 graden feedback? Bekijk Alles over 360 graden feedback.

Doelstellingen

360 graden feedback is het op gestructureerde wijze verkrijgen van feedback van je omgeving. Dat op zichzelf is nog niet het doel, het gaat erom wat je ermee wilt bereiken. In principe zijn er twee hoofddoelen:

• Ontwikkeling
• Beoordeling

360 graden feedback voor ontwikkeling

In Nederland komt deze doelstelling het meest voor. De intentie is het zelfinzicht te versterken. Dit kan in de context van trainingen of opleidingen, maar ook binnen organisaties wordt dit toegepast. Dit is ook de meest veilige toepassing, waarbij respondenten geneigd zijn eerlijk feedback te geven. Er is meer spreiding in de feedback, meer verschil tussen hoge en lage scores. De feedbackgever helpt immers de ander door goed aan te geven waar sterke en minder sterke punten liggen. Help op deze manier medewerkers te ontdekken waar ze kunnen verbeteren en zich te ontplooien. Om hier goed inzicht in te krijgen en de ontwikkeling te stimuleren stel je een persoonlijk ontwikkelplan op. Borg de inzichten en bespreek dit met bijvoorbeeld een coach. 

Om zo eerlijk mogelijke feedback te ontvangen is het belangrijk duidelijk te verwoorden waar de 360 graden feedback voor wordt gebruikt. Wordt het gebruikt voor een persoonlijk ontwikkelingsplan of zijn er andere doeleinden? Communiceer dit zodat de feedback past bij de gestelde doelstelling. 

360 graden feedback bij beoordeling

Wanneer 360 graden feedback gebruikt wordt bij het beoordelen van medewerkers, is het belangrijk daar zorgvuldig mee om te gaan. Het risico op tactisch invullen van elkaars 360 graden feedback formulieren ligt op de loer. In de VS vragen commerciële mensen bijvoorbeeld om hoge cijfers aan klanten, omdat dit effect heeft op hun honorering. De volgende aspecten zijn daarom van belang:

• Het doel en de procedure moeten volstrekt helder zijn
  De medewerkers dienen goed voorgelicht te worden op welke wijze de 360 graden feedback betrokken wordt bij de beoordeling. Wie selecteert welke respondenten en waarom? Heb je daar invloed op bijvoorbeeld? Wat gebeurt er met het rapport? Wat is de status van dat rapport?
• Het beoordelingsproces moet als rechtvaardig ervaren worden
  Vooral moet duidelijk zijn welke impact de uitkomsten hebben op arbeidsvoorwaarden en ontwikkelingskansen. Vermijd directe koppelingen aan bonussen of andere goodies. Het moet duidelijk zijn dat een medewerker de kans krijgt zijn goede kanten te tonen en zijn zwakkere competenties te verbeteren.
• Er dient een open cultuur te zijn
  Hoewel 360 graden feedback kan bijdragen aan een open cultuur, moet er wel een begin van openheid zijn. Wanneer niemand elkaar in de dagelijkse praktijk feedback geeft, zal deze methode mogelijk een brug te ver zijn. Bouw eerst aan vertrouwen in de arbeidsrelaties, vooral tussen hiërarchische lagen. Wanneer het vertrouwen te beperkt is, gebruik een 360 graden feedback instrument dan eerst puur voor ontwikkelingsdoeleinden. 

Wanneer aan deze voorwaarden is voldaan, kan het een betekenis krijgen ingebed in de HR-cyclus. Daar kleven nog een aantal vragen aan. Voor advies neem gerust contact met ons op.

Communicatieplan

Ervaring leert dat communicatie voor, tijdens en na het 360 graden feedback project, van essentieel belang is voor het succes ervan. Het is belangrijk om goed te begrijpen hoe de verschillende doelgroepen zullen reageren op 360 graden feedback.

Een communicatieplan kan hierbij helpen. Zeker als het gaat om organisatiebrede toepassing. Het lijkt vanzelfsprekend, maar het kan het slagen van het hele project in belangrijke mate bepalen. Richt daarom bij de implementatiefase een stuurgroep of projectgroep in met vertegenwoordigers van verschillende doelgroepen. Betrek hierbij ook een interne communicatie adviseur. Stel samen het communicatieplan op. Denk daarbij ook na over de evaluatie en inbedding in HR-processen ná de implementatiefase.

Doelgroepen

Doelstellingen van 360 graden feedback zijn bepalend. Benoem in de stuurgroep de doelgroepen in de organisatie. Bijvoorbeeld:

• Hoger management
• Midden management
• Medewerkers
• Ondernemingsraad (OR)
• Externe relaties
• Feedback ontvangers
• Feedbackgevers

Vervolgens kun je in een rekenblad een matrix maken waarin je per doelgroep de boodschap verwoordt en de media kiest om deze boodschap over te brengen.

Boodschap

Ga bij het opstellen van de boodschap uit van de doelgroep. Wat heeft de doelgroep eraan? Wat betekent het voor hen? Wat wordt er van hen verwacht? Wanneer moeten zij wat doen? Welke risico’s zijn er?

Werk dit per doelgroep uit. Het helpt als de boodschap consistent is, maar een OR zal andere zaken willen weten dan externe relaties. Wanneer een school bijvoorbeeld besluit om leerlingen feedback te laten geven over leraren, dan willen ouders wellicht ook iets weten over het hoe en wat. Bijvoorbeeld, zijn de resultaten voor hen inzichtelijk? Welk effect heeft dat? Waarom mogen zij geen feedback geven? Wanneer een accountmanager feedback gaat vragen aan opdrachtgevers, willen die ook weten wat ermee gebeurt.

Deze boodschap kun je testen door hem, voordat je hem breed verspreid, eerst aan een kleine groep te presenteren. Hoe komt het over, is dit helder, wat zou je nog meer willen weten? Wanneer de doelgroepen vertegenwoordigd zijn in de stuurgroep of een klankbordgroep, is dit natuurlijk een pré. Dit testen is vaak een kleine moeite, desnoods per e-mail, maar kan je helpen om effectiever de boodschap neer te zetten.

Media

De kern van effectief je media kiezen, is: houd het persoonlijk, relevant en tijdig. Sluit daarbij zoveel mogelijk aan bij bestaande media die nu al effectief gebruikt worden. Wordt de intranet site goed gelezen, dan is dat een handig medium. 

Trainingen en workshops
Trainingen voor leidinggevenden en workshops voor medewerkers zijn zinvolle methoden. Voor leidinggevenden wordt vaak een introductietraining gegeven waarin de doelen en het proces van competentiemanagement wordt neergezet. Liefst met persoonlijke introductie door het hoger management. Vervolgens een training in de toepassing van competentiemanagement. Het ontvangen van 360 graden feedback kan hier ook een onderdeel van zijn. 

Verder is de gespreksvoering met medewerkers bij het ontvangen van 360 graden feedback belangrijk. Vooral hoe zij medewerkers kunnen helpen de feedback constructief te ontvangen en om te zetten naar persoonlijke ontwikkelplannen. Het coachen op competentieontwikkeling is een goede toevoeging.

Workshops voor medewerkers
Een zeer krachtige methode is workshops voor medewerkers. In deze workshop ontvangen zij hun 360 graden feedback en plaatsen dit in de context van hun loopbaan- en persoonlijke ontwikkeling. Daarbij wordt vaak een vragenlijst voor drijfveren gebruikt: Carrière Waarden. Dat geeft inzicht in wat je leuk vindt, en dat combineert goed met wat je kunt om een POP op te stellen. Door deze workshops wordt 360 graden feedback en competentiemanagement persoonlijk. Van een abstract verhaal wordt het concreet.

Organisatiebrede Kick-off
Een kick-off kan een goede manier zijn om het 360 graden feedback project en proces te communiceren. 

Overige media
Het is waardevol om een naslagwerk met competenties en ontwikkelsuggesties op het intranet te plaatsen. Dat maakt het toegankelijk. Ook kun je folders aanbieden, om te gebruiken tijdens gesprekken. Dit soort media zijn hoogstens aanvullend op persoonlijke communicatie.

Inbedding

Denk ten slotte na over de inbedding. Wat gebeurt er een half jaar na de introductie? Vaak gebeurt het dat bij de start er veel aandacht is, maar dat het daarna afzwakt. Terwijl sommige doelgroepen pas veel later betrokken worden. Inbedding van de communicatie in de HR cyclus is daarmee essentieel.